In questo articolo della nostra guida gratuita ti mostreremo in che modo trasformare facilmente una cartella di lavoro Excel in un file pdf. Si tratta di una possibilità molto utile in quanto i file in questo formato possono essere aperti su qualsiasi piattaforma anche senza disporre del software a partire dal quale sono stati generati. La procedura per convertire Excel in pdf è molto semplice ed offre la possibilità di applicare diverse configurazioni per soddisfare le tue specifiche esigenze ed ottenere un ottimo risultato grafico e funzionale.

Indice:

Procedura per convertire Excel in pdf

A meno di non utilizzare una versione molto vecchia di Excel, la funzione di conversione di un qualsiasi foglio di lavoro o di un’intera cartella in un file pdf è parte dello stesso software. Di conseguenza, non dovrai installare alcun tipo di applicazione aggiuntiva o stampante virtuale, contrariamente a quanto invece era richiesto anni fa. In realtà questa funzione è disponibile in tutti i software della suite Microsoft Office.

Come ti mostreremo, per convertire da Excel a pdf è sufficiente salvare una copia del file attraverso la funzione Salva con nome. Ovviamente l’aspetto grafico del risultato ottenuto attraverso questa procedura sarà piuttosto diverso rispetto a quanto visualizzato da Excel. Tuttavia, potrai operare diverse personalizzazioni. L’aspetto del risultato ottenuto come file pdf può essere configurato attraverso le normali opzioni di stampa messe a disposizioni da Excel. In altre parole, potrai decidere per esempio su quante pagine del file pdf distribuire il contenuto di Excel, se centrare orizzontalmente o verticalmente il contenuto nelle pagine, se mostrare i numeri di pagina, intestazione, ecc.

I 7 passi per generare un file pdf da Excel

La procedura per salvare un file Excel in formato pdf si compone di 7 semplicissimi passi.

  1. Seleziona la scheda File nella barra multifunzione.
  2. Clicca sulla voce Salva con nome.
  3. Scegli se salvare il file sul computer o altrove (per esempio su OneDrive).
  4. Clicca sulla voce Sfoglia.
convertire excel in pdf

A questo punto apparirà la finestra riportata nella figura seguente. Per completare la procedura puoi andare avanti con i 3 passi rimanenti:

  1. Seleziona il percorso dove salvare il file.
  2. Scegli Salva come e seleziona dell’elenco il formato pdf.
  3. Clicca su Salva.
opzione salva in pdf

A questo punto potrai aprire il file pdf generato per visionare se il risultato ottenuto soddisfa le tue esigenze. Vediamo adesso come applicare alcune personalizzazioni per ottenere un risultato in linea con le tue aspettative.

Personalizzare il risultato pdf

Come ti abbiamo anticipato, la personalizzazione del risultato può essere operata attraverso le opzioni di stampa messe a disposizione da Excel. Alcune delle più utili personalizzazioni sono state discusse nel nostro articolo sulle opzioni di stampa. Vediamo adesso come procedere da un punto di vista pratico per ottenere il risultato cercato.

Consideriamo come esempio il seguente foglio di lavoro Excel contenente diversi elementi (tabelle e grafici).

esempio di foglio excel convertito in pdf

Convertire l’intero foglio Excel in pdf e centrare nella pagina

Per fare in modo che l’intero foglio di lavoro sia convertito in una sola pagina del file pdf, serve innanzitutto adattare il contenuto in larghezza ed in altezza. Ti ricordiamo che questa operazione può essere fatta attraverso scheda LAYOUT DI PAGINA della barra multifunzione di Excel. Una volta aperta tale scheda, potrai cambiare le impostazioni delle caselle “Larghezza” e “Altezza” rintracciabili all’interno del gruppo “Adatta alla pagina”, cambiandone i valori da “Automatica” a “1 pagina”:

adatta alla pagina excel

Per garantire che il risultato sia centrato orizzontalmente e verticalmente nel file pdf, dovrai selezionare le corrispondenti opzioni. Queste sono raggiungibili dal menu Imposta pagina raggiungibile ancora una volta dalla scheda LAYOUT DI PAGINA della barra multifunzione. Come mostrato nell’immagine seguente, una volta che avrai cliccato sulla freccetta posta nell’angolo inferiore destro, apparirà un menu con più schede. A questo punto dovrai accedere alla scheda Margini, dove sono disponibili diverse opzioni per l’impostazione dei margini. Tra queste noterai Allinea al centro della pagina: con un semplice click, sarà sufficiente porre una spunta sulle voci Orizzontalmente e Verticalmente:

centra nella pagina excel

Una volta applicate queste impostazioni, potrai procedere con la generazione del file pdf secondo la procedura precedentemente illustrata. Per il nostro esempio il risultato avrà il seguente aspetto:

pdf da excel

Convertire il foglio Excel in un pdf con più pagine

Consideriamo adesso come esempio un foglio di lavoro contenente una tabella con molte righe. In questo caso, adattando il contenuto alla pagina in altezza il risultato nel file pdf apparirebbe probabilmente troppo piccolo. Per ovviare a tale problema è possibile fare in modo che il contenuto venga distribuito su più pagine dello stesso file. A questo scopo puoi cambiare le opzioni di adattamento e, invece di adattare in altezza ad una sola pagina, specificare nella casella Altezza l’opzione Automatica. In questo modo Excel genererà nel pdf un numero di pagine adeguato a garantire che la tabella sia visibile a larghezza intera.

Eccoti di seguito un esempio di pdf ottenuto con l’opzione appena esposta:

esempio convertire excel in pdf

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