I menu a tendina di Excel sono particolarmente utili per semplificare l’utilizzo dei fogli di lavoro e classificare le informazioni secondo precisi schemi. Tale possibilità facilita l’elaborazione dei dati per esempio al fine di generare statistiche, report e tendenze. In questo articolo della nostra guida gratuita ti mostreremo come inserire facilmente un menu a tendina Excel attraverso la funzione convalida dati, a partire da un qualsiasi elenco di voci da te definito.

Indice:

Convalida dati Excel

Prima di mostrati in che modo creare un menu a tendina, serve approfondire una funzionalità molto utile ed utilizzata di Excel, la convalida dati. Attraverso questa funzione è possibile restringere il tipo ed eventualmente l’intervallo dei valori consentiti per una determinata cella o un gruppo di celle del tuo foglio di lavoro. La convalida dati offre ampia flessibilità di configurazione permettendoti, per esempio, di consentire l’inserimento di soli numeri interi compresi in un determinato intervallo, del solo formato data, del formato ora o ancora di un testo con lunghezza massima da te selezionata. Come stiamo per mostrarti, tra le varie possibilità rientra l’elenco, ovvero quanto necessario per creare un menu a tendina.

Prima di passare ai dettagli, vediamo come accedere alla funzione Convalida dati. Come mostrato nell’immagine seguente, il pulsante corrispondete si trova nella sceda DATI, all’interno del gruppo Strumenti dati.

convalida dati excel

Cliccando prima sul pulsante Convalida dati e selezionando quindi la prima voce dell’elenco, una finestra formata da tre diverse schede: Impostazioni, Messaggio di input e Messaggio di errore.

Schede della finestra Convalida dati

Queste schede sono riportate nella figura successiva e brevemente a seguire.

configurazione convalida dati excel
  • Impostazioni
    Si tratta della scheda attraverso la quale potrai stabilire il tipo di contenuto della cella o del gruppo di celle selezionate. Tale operazione può essere eseguita attraverso la casella Consenti. Una volta selezionata la voce di tuo interesse, nella parte bassa della stessa finestra appariranno le eventuali opzioni aggiuntive associate al particolare tipo di contenuto selezionato.
  • Messaggio di input
    Questa scheda ti permette di definire un messaggio personalizzato che verrà mostrato all’utente una volta selezionata una delle celle per le quali è stata definita la convalida dati. Il titolo del messaggio verrà mostrato in grassetto nella parte altra, mentre il contenuto si riferisce al vero e proprio messaggio che verrà mostrato testo senza nessun tipo di formattazione particolare.
  • Messaggio di errore
    La casella Stile presente in questa scheda permette di definire il tipo di azione da intraprendere nel caso in cui l’utente tentasse di inserire un valore che non rispetta la regola da te definita nelle impostazioni. Per esempio, se hai specificato che la cella può contenere solo numeri interi compresi nell’intervallo da 1 a 5, il tentativo di inserire il valore 6 darà luogo all’azione specificata. Potrai scegliere tra Interruzione, Avviso e Informazione. Come mostrato sotto, nel primo caso l’utente non potrà in alcun modo inserire un valore non permesso, nel secondo caso prima di continuare verrà richiesta una conferma ed infine nell’ultimo caso verrà visualizzato un semplice messaggio. Anche la scheda Messaggio di errore permette inoltre di inserire un testo personalizzato che verrà visualizzato indipendentemente dal tipo di azione.
menu a tendina excel e stile errore

Creare un menu a tendina Excel

La creazione di un menu a tendina in Excel richiede innanzitutto la definizione di un elenco di voci da visualizzare all’apertura della tendina. Queste voci rappresentano anche i soli valori consentiti per la cella o le celle in corrispondenza delle quali verrà inserito il menu. In altri termini, l’utente non potrà inserire valori diversi da quelli in elenco, a meno di non consentirlo esplicitamente selezionando, come visto prima, lo stile Avviso o Informazione attraverso la scheda Messaggio di errore.

Come mostrato nell’immagine sotto, per il nostro esempio, abbiamo definito l’elenco nelle 5 celle A2, A3, A4, A5 e A6. Questo include le voci ALIMENTARI, SVAGO, CURE MEDICHE, TRASPORTI e PROFESSIONALI.

Vediamo quali sono i passi da seguire per creare un menu a tendina Excel facendo riferimento all’esempio rappresentato nell’immagine.

  1. Seleziona la cella o il gruppo di celle alle quali aggiungere il menu a tendina (C2 nell’esempio).
  2. Seleziona la voce Convalida dati.
  3. Nella casella Consenti scegli tra le possibilità la voce Elenco.
  4. Clicca nella casella Origine e seleziona il gruppo di celle contenenti le voci da visualizzare nel menu a tendina (A2:A6 nell’esempio).
  5. Clicca su OK per completare la procedura.
creare un menu a tendina excel

Menu a tendina Excel del nostro esempio

In questo esempio, non avendo specificato niente in corrispondenza della scheda Messaggio di errore, verranno mantenute le impostazioni predefinite che prevedono l’utilizzo dello stile Interruzione.

Il risultato ottenuto dopo aver applicato la procedura è quello mostrato nella figura seguente. Come puoi vedere una volta selezionata la cella C2 verrà mostrato a destra il simbolo del menu a tendina. Cliccando su questo si aprirà l’elenco attraverso il quale sarà possibile scegliere una delle voci consentite.

esempio di menu a tendina excel

La procedura seguita assicura che per la cella o per il gruppo di celle dove è stato inserito il menu a tendina, solo e soltanto le voci definite nell’elenco potranno essere inserite. Come detto, qualsiasi valore diverso produrrebbe un messaggio di errore di questo tipo:

esempio di errore convalida dati

Ricorda che se vuoi potrai trasformare il messaggio di errore in avviso o messaggio informativo attraverso la scheda Messaggio di errore della finestra di configurazione Convalida dati.

Menu a tendina Excel con elenco in altro foglio di lavoro

Una possibilità molto utile è quella di inserire tutte le voci del nostro elenco in un foglio separato, cioè in una sorta di foglio di servizio che potremo anche decidere di nascondere e non rendere visibile all’utente del nostro foglio di calcolo. Per vedere in che modo definire l’elenco in un foglio diverso da quello dove vogliamo inserire il menu a tendina, consideriamo ancora una volta la tabella per la contabilità personale sviluppata nell’articolo Tabella Excel. Immaginiamo di voler aggiungere alla nostra tabella la colonna CATEGORIA mostrata di seguito:

foglio di lavoro excel

Per definire il menu a tendina Excel non devi fare altro che utilizzare la procedura appena vista selezionando tutte le celle della colonna categoria. Al momento di selezionare le celle di Origine contenenti tutte le voci del nostro elenco, non devi fare altro che cliccare sulla scheda del relativo foglio e selezionare le celle con le voci dell’elenco come faresti normalmente se questo fosse nello stesso foglio:

elenco menu a tendina excel in altro foglio di lavoro

In questo esempio, oltre al foglio Contabilità Personale, la cartella di lavoro contiene anche il foglio elenco che, come detto, potrai anche decidere di nascondere in maniera tale che non risulti visibile all’utente del tuo foglio Excel.

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