In questa pagina della guida gratuita Excel ti mostriamo come usare la formattazione condizionale, un potente ed utilissimo strumento messo a disposizione da Excel per visualizzare in maniera efficace i dati riportati all’interno di una colonna, una riga, una tabella o un gruppo qualsiasi di celle. Questo strumento consente di assegnare alle celle un aspetto che dipende dal loro contenuto: un classico esempio è quello in cui i valori negativi sono automaticamente evidenziati in rosso mentre quelli positivi in verde.

Indice:

La formattazione condizionale

Come detto, la formattazione condizionale di Excel è uno strumento molto potente che permette di selezionare per una colonna, una riga, una tabella o un gruppo arbitrario di celle, una formattazione che dipende dal contenuto delle celle stesse. Questa possibilità è particolarmente utile per consentire una lettura immediata dei dati, riconoscendo a colpo d’occhio se, per esempio, in un determinato gruppo di celle sono presenti valori negativi, positivi, più grandi o più piccoli di un determinato valore, ecc.

Prima di addentrarci nell’argomento, è utile tenere presente alcuni importanti aspetti:

  • La regola definisce la condizione al verificarsi della quale applicare una determinata formattazione.
  • E’ possibile definire sia la condizione che la specifica formattazione da applicare quando tale condizione è soddisfatta.
  • Per una stessa cella è possibile definire un numero arbitrario di regole.
  • Excel mette a disposizione tantissime regole predefinite che potrai personalizzare in base alle tue specifiche esigenze.
  • Tutte le regole sono applicate in maniera dinamica.
    In altre parole, al cambiare del contenuto di una cella formattata in maniera condizionale, la formattazione della stessa cambia di conseguenza secondo la regola specificata.

Menu regole della formattazione condizionale

Il menu della formattazione condizionale è raggiungibile attraverso il gruppo Stili presente nella scheda Home della barra multifunzione:

formattazione condizionale excel

Cliccando sul pulsante Formattazione condizionale, appariranno le principali regole predefinite messe a disposizione da Excel. In questo articolo trovi preziose informazioni in particolare su come impostare regole di evidenziazione celle, barre dei dati e set di icone. Ti mostreremo inoltre in che modo personalizzare le impostazioni della formattazione. Una volta imparati i meccanismi di base della formattazione condizionale, potrai utilizzare qualsiasi regola predefinita e personalizzarla a tuo piacimento secondo le tue specifiche esigenze.

Regole di evidenziazione celle

L’evidenziazione delle celle è indubbiamente tra le regole di formattazione condizionale più utilizzate. Questa in sostanza permette di assegnare una determinata formattazione al verificarsi di una qualsiasi condizione. Per esempio, puoi decidere di assegnare un riempimento rosso a tutte le celle contenenti numeri minori di un determinato valore ed un riempimento verde per tutte le celle contenti numeri maggiori dello stesso valore o anche di un valore diverso.

Facciamo un esempio concreto:

Immagina, per esempio, di avere una colonna contenente un insieme di numeri e di voler evidenziare con un riempimento rosso tutte le celle contenenti valori più piccoli di 20 e con un riempimento verde tutte quelle contenenti valori più grandi di 30.

Formattazione condizionale “Maggiore di” e “Minore di”

Iniziamo quindi con lo specificare la regola di formattazione condizionale Maggiore di. A questo scopo devi innanzitutto seguire i tre semplici passi di seguito descritti:

  1. Seleziona tutte le celle alle quali applicare la regola.
  2. Clicca sul pulsante formattazione condizionale.
  3. Seleziona Regole di evidenziazione celle e quindi la voce Maggiore di.
formattazione condizionale maggiore di

A questo punto verrà visualizzata sulle schermo la finestra della regola Maggiore di mostrata nella figura seguente. Per configurare tale regola devi seguire due semplici passi:

  1. Specifica nello spazio Formatta celle con valore maggiore di il valore oltre il quale applicare la formattazione condizionale.
  2. Nel menu con subito a destra, seleziona, tra le alternative predefinite, il tipo di formattazione da applicare al verificarsi della condizione.

Nel nostro esempio la formattazione è stata applicata all’intervallo di celle B5:B20, scegliendo come formattazione Riempimento verde con testo verde scuro. Il risultato ottenuto è quello riportato in figura.

regola di formattazione

Puoi seguire una procedura del tutto analoga per configurare la regola di formattazione Minore di. Nel nostro esempio abbiamo scelto come valore 20 e come formattazione Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro:

Da notare che entrambe le regole, Maggiore di e Minore di, sono state applicate allo stesso gruppo di celle B5:B20. Il risultato ottenuto è quello mostrato nella figura seguente.

Come puoi notare, tutte le celle contenti valori maggiori di 30 sono state evidenziate in verde, le celle con valori minori di 20 sono state evidenziate in rosso ed infine alle celle con valori compresi tra 20 e 30 hanno conservato la formattazione di partenza.

risultato evidenziazione celle

Personalizzazione della formattazione condizionale

La formattazione associata ad ognuna delle regole specificate può essere personalizzata secondo le tue esigenze e preferenze. La procedura da seguire è piuttosto semplice.

Innanzitutto segui i tre passi descritti di seguito:

  1. Seleziona le celle per le quali vuoi modificare la formattazione.
  2. Accedi al menu della formattazione condizionale.
  3. Clicca sulla voce Gestisci regole.
gestione regole di formattazione condizionale

A questo punto verrà visualizzata sullo schermo la seguente finestra, dove sono elencate tutte le regole esistenti. Seleziona la regola per la quale vuoi modificare la formattazione e clicca su Modifica regola. Nel nostro esempio abbiamo selezionato la prima delle due regole (Minore di).

modifica regole di formattazione condizionale

A questo punto apparirà la finestra riportata sotto. Per accedere alle opzioni di personalizzazione della formattazione devi cliccare sul pulsante Formato:

menu formato

Infine verrà visualizzata sullo schermo la classica finestra Formato celle, attraverso la quale potrai configurare tutte le opzioni che vuoi: tipo di carattere, stile, dimensione e colore del carattere, colore del riempimento, bordo, ecc. Potrai personalizzare la formattazione come meglio credi.

personalizzazione del formato

Puoi seguire la stessa procedura per personalizzare la formattazione anche per la regola Maggiore di.

Regola Barre dei Dati

Le regole di formattazione condizionale barre dei dati sono molto utili per rappresentare graficamente il valore contenuto dalle celle rapportato alle altre celle incluse nella formattazione. In sostanza, questa opzione permette di visualizzare all’interno di una cella una barra, la cui lunghezza è legata al valore contenuto nella cella stessa.

Per configurare questo tipo di formattazione, come per il caso dell’evidenziazione celle, devi innanzitutto selezionare il gruppo di celle alle quali vuoi applicare la configurazione. Quindi, ancora una volta attraverso il pulsante Formattazione condizionale, devi accedere alla voce Barre dei dati e selezionare il tipo di barra che vuoi utilizzare, selezionando tra riempimento sfumato e tinta unita. Cliccando invece sulla voce altre regole potrai accedere ad altre configurazione che permettono di personalizzare ulteriormente le barre dei dati.

Nell’esempio seguente abbiamo selezionato la regola Barre dei dati per l’intervallo di celle D5:D20, utilizzando una delle configurazioni a tinta unita. Come puoi notare dalla figura riportato sotto, in corrispondenza del valore massimo (cella D10) la barra è a lunghezza piena, mentre la barra non è presente del tutto in corrispondenza del valore minimo (cella D9).

formattazione condizionale barre dei dati

Regole Set di Icone

Un’altra regola molto utile è Set di icone. In questo caso potrai scegliere tra diverse possibilità per fare in modo che all’interno delle celle, in corrispondenza di ogni valore, venga visualizzata un’icona rappresentativa del valore contenuto nella cella stessa.

Scegliendo, come nel nostro esempio, un set di icone a 5 frecce (colorate), il risultato ottenuto è quello riportato nella figura seguente. In questo caso la regola è stata applicata al gruppo di celle F5:F20. Le frecce verticali, verso l’altro o verso il basso, identificano rispettivamente i valori più grandi e più piccoli dell’insieme di celle. Le frecce oblique identificano invece i valori intermedi ed infine le frecce orizzontali sono posizionate in corrispondenza dei valori vicini a quello medio.

formattazione condizionale set di icone

E’ possibile personalizzare la regola, specificando gli intervalli corrispondenti ad ognuna delle 5 frecce, attraverso il menu gestisci regole che abbiamo visto prima.

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