In questa tappa della nostra guida gratuita ci occupiamo di come realizzare una tabella Excel. Tra le infinite possibilità offerte da questo software, la creazione delle tabelle è una delle più utilizzate e apprezzate. Ti mostreremo come formattare l’intera tabella, selezionando bordi, riempimenti, allineamenti, ecc. Come esempio svilupperemo una semplice tabella per la gestione della contabilità personale, spiegandoti anche come inserire le formule per il calcolo automatico. Puoi scaricare l’esempio per valutare il risultato ottenuto attraverso il link disponibile alla fine della pagina.

Abbiamo già avuto modo di prendere dimestichezza con il formato delle celle, le impostazioni di riempimento, la formattazione del testo ed i riferimenti relativi. Vediamo adesso come applicare questi e altri concetti per realizzare una tabella Excel che si presenti bene e soprattutto sia funzionale alla gestione di esigenze concrete.

Indice:

Progettare una tabella Excel

Facciamo innanzitutto una premessa obbligatoria: Excel permette di impostare una tabella utilizzando uno degli stili predefiniti. Sebbene questa funzione possa risultare in alcuni casi utile, adesso ti spiegheremo come creare una tabella da zero totalmente personalizzata. Una volta che avrai imparato a farlo, potrai facilmente modificare secondo le tue esigenze anche le tabelle predefinite di Excel.

Il modo migliore per introdurre questo argomento è, probabilmente, quello di ricorrere ad un esempio che potrebbe esserti realmente utile. Immagina di voler realizzare una semplice tabella per gestire la tua contabilità settimanale, mensile o annuale.

Definizione dati della tabella

Il primo passo per realizzare una tabella Excel consiste nelle definizione dei dati da inserire. In sostanza si tratta di stabilire da quante colonne dovrà essere costituita la tabella e quali informazioni associare ad ognuna delle colonne.

La tabella del nostro esempio sarà costituita dalle seguenti colonne:

  1. Data: qui verrà inserita la data della singola operazione;
  2. Entrate: importo corrispondente all’eventuale entrata nella data specificata;
  3. Uscite: importo corrispondente all’eventuale spesa nella data specificata;
  4. Descrizione: testo libero per la descrizione dell’operazione;
  5. Saldo: ammontare del saldo progressivo automaticamente calcolato.
definizione dati tabella

Aspetto di base della tabella

Iniziamo a stabilire la formattazione di base della nostra tabella Excel assumendo che questa debba estendersi sino alla riga 15.

Alla nostra tabella abbiamo applicato le seguenti opzioni di formattazione, tutte spiegate nelle precedenti lezioni della guida Imparare Excel:

Larghezza Colonne:
40 per la colonna E e 10 per le colonne B, C, D e F.

Altezza Righe:
30 per la riga 2 (titoli) e 20 per le righe da 3 a 15.

Formattazione Celle Titoli (B2, C2, D2, E2 e F2):
Testo centrato in orizzontale e verticale.
Dimensione del carattere incrementata a 14.
Selezionato riempimento blu scuro e colore carattere bianco.

Il risultato ottenuto in questo modo è quello mostrato sotto:

formattazione tabella excel

Categorie dati e formattazione contenuto

A titolo di esempio, inseriamo innanzitutto alcuni dati nelle prime due righe della nostra tabella Excel. Il risultato quello mostrato di seguito:

categorie dati excel

Se provi a fare la stessa cosa, noterai che nel momento in cui inserisci una data scrivendo per esempio nella cella D3 “1 giungo”, Excel attribuisce automaticamente il formato mostrato in figura. Eseguiamo adesso alcune importanti operazioni di formattazione del contenuto.

Selezione della categoria e del formato della data

In questa fase puoi scegliere per la colonna B, che contenente la data di ogni operazione, il formato che preferisci. A tale scopo devi seguire i semplici passi di seguito spiegati:

  1. Seleziona le celle della colonna data da B2 a B15 e, con il tasto destro del mouse, clicca sulla voce Formato celle;
  2. Apri la scheda Numero cliccandoci sopra con tasto sinistro;
  3. A sinistra, in corrispondenza dell’elenco Categoria, seleziona la voce Data;
  4. A questo punto, nell’elenco Tipo, puoi scegliere il formato della data che preferisce per la tua tabella Excel (nel nostro esempio abbiam scelto 14-mar-12);
  5. Premi OK per completare la procedura.
tipo data excel

Scelta del formato Contabilità per gli importi

Analogamente, per le colonne C, D ed F, puoi scegliere il formato Contabilità, specificatamente pensato per la gestione degli importi in valuta. Per ottenere questo risultato puoi usare ancora una volta il menu Formatto celle, seguendo una procedura molto simile a quella utilizzata per la data.

Tuttavia, Excel offre un modo più veloce per selezionare il formato contabilità. L’opzione è infatti raggiungibile dal gruppo Numeri della scheda Home. Non devi fare altro che selezionare prima le celle alle quali applicare la configurazione (dalla riga 3 alla 15) e quindi scegliere il formato contabilità come mostrato nella figura sotto. La procedura deve essere eseguita per ognuna delle colonne contenenti importi, che nel nostro esempio sono Entrate, Uscite e Saldo.

categoria excel valuta

Formula per il calcolo automatico del saldo

Sino ad ora nella colonna saldo della nostra tabella Excel abbiamo inserito gli importi manualmente. Ti mostreremo adesso come fare ad automatizzare il calcolo inserendo una formula opportuna che sfrutti il concetto di riferimenti relativi.

Facciamo innanzitutto un paio di considerazioni importanti.

  1. Per la prima riga, in corrispondenza della colonna saldo (cella F3), la formula da inserire deve fare semplicemente la somma tra entrate ed uscite:
    Saldo = Entrate – Uscite
    Questo garantisce che un’entrata sarà riportata nella colonna saldo come importo positivo, mentre un’uscita sarà riportata con segno negativo.
  2. A partire dalla seconda riga, la formula deve sommare il saldo della riga precedente all’entrata della stessa riga, e deve sottrarre l’uscita della stessa riga:
    Saldo = Saldo riga precedente + Entrate – Uscite

Formula per la prima riga della tabella Excel

Per la prima riga è sufficiente quindi inserire la formula all’interno della cella F3 come mostrata di seguito:

formule tabella excel

Formula per le righe successive della tabella Excel

La formula valida per tutte le altre righe, può essere inserita innanzitutto nella seconda riga, in corrispondenza della cella F4, come mostra di seguito:

calcolo automatico tabella excel

Per tutte le altre righe possiamo sfruttare quanto abbiamo appreso sulla traslazione verticale dei riferimenti relativi. In sostanza si tratta di copiare la cella F4 ed incollarla in tutte le altre righe rimanenti (fino alla 15 nel nostro esempio). Un volta fatta questa operazione, inserendo altri dati nella nostra tabella Excel, otteniamo il risultato mostrato di seguito:

tabella excel

Come puoi vedere il saldo corrispondente ad ognuna delle righe viene aggiornato automaticamente tenendo conto del saldo precedente e dell’importo riportato in corrispondenza della colonna Entrare o Uscite della stessa riga. Nel nostro esempio al 30 giugno si ha un saldo positivo di 1950 euro.

Inserimento bordi e altre formattazione della tabella Excel

Applichiamo adesso alcune configurazioni di formattazione che consente di abbellire la nostra tabella Excel e renderla anche più facilmente leggibile.

Inseriamo innanzitutto tutti i bordi interni alla nostra tabella Excel. A tale scopo, dopo aver selezionato l’intera tabella, usa l’opzione raggiungibile dal gruppo Carattere della scheda Home come mostrato dalla seguente figura:

bordi celle

Configuriamo adesso un bordo più spesso sia per la cornice esterna che per la prima riga (titoli) della tabella. Questa risultato può essere ottenuto in due passi:

  1. Seleziona l’intera tabella e, accedendo allo stesso meno utilizzato per i bordi interni, scegli la voce bordo casella spesso;
  2. Seleziona la prima riga della tabella e, come appena fatto per il bordo esterno, seleziona ancora una volta la voce bordo casella spesso.

Il risultato ottenuto dopo aver applicato le nostre configurazioni dei bordi, sarà il seguente:

formattazione

Configuriamo infine, per la colonna saldo, il riempimento, il colore del carattere ed il grassetto :

tabella excel formattata

Scarica il file di esempio con la nostra tabella Excel per la contabilità personale:

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